Ein E-Mail zu verfassen gehört heutzutage zum Alltag, beruflich und privat. Grundsätzlich ist es nicht schwer, ein E-Mail zu schreiben und zu versenden. Du solltest trotz allem zwischen privaten und beruflichen E-Mails unterscheiden und gewisse Formen wahren. In meinem heutigen Beitrag gebe ich dir fünf Tipps, worauf du bei geschäftlichen E-Mails achten solltest. Des Weiteren empfehle ich dir kompetente Firmen bei der du zusätzliche Tipps zu E-Mail-Marketing und Co erhalten kannst.
Unterschied zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails
Es gibt gravierende Unterschiede zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails, die du auf jeden Fall beachten solltest. Das Schreiben unter Freunden bedarf nicht zwanghaft der Rechtschreibkorrektur und alle Wörter in kleinen Buchstaben geschrieben macht deinen Freunden ebenso nichts aus. Bei einer geschäftlichen E-Mail sind Grammatik, Rechtschreibung und Aufbau wichtig, sowie selbsterklärend der informative Inhalt. Streng Verboten sind im beruflichen Schriftverkehr Emoticons! Du solltest demzufolge auf den zwinkernden Smiley am Ende deiner E-Mail verzichten.
Die Grundlagen guter E-Mails im Berufsalltag
Die folgenden fünf Tipps helfen dir zu erkennen, worauf es bei einer guten E-Mail im Beruf ankommt, um Kunden und Geschäftspartner nicht zu verärgern.
Formulierung:
Im geschäftlichen Schriftverkehr gilt es für dich, besonnen zu formulieren. Denn Geschriebenes steht und wenn es verschickt ist, kannst du es nicht mehr ändern oder löschen. Wenn du verärgert oder wütend bist, versuche auf jeden Fall den freundlichen Stil zu bewahren.
Abkürzungen:
Du solltest Abkürzungen wie beispielsweise FYI (For Your Information) nur unter Arbeitskollegen verwenden. Viele Geschäftspartner kennen diese Abkürzung eventuell nicht und es entsteht Verwirrung. Geschäftliche E-Mails benötigen eine klare Sprache, die der Empfänger versteht.
Links:
Wenn du deinen Empfänger auf gesonderte Inhalte ober Webseiten verweisen willst, kannst du selbsterklärend Links in das E-Mail einbauen. Achte trotz allem darauf, nicht zu viele Links zu setzen, da diese oftmals vom eigentlichen Inhalt des Schreibens ablenken.
Aufbau:
Der Aufbau von E-Mails ist selbsterklärend wichtig und du solltest dauerhaft die Form bewahren. Adresszeile, Betreff, Anrede, Nachricht und Gruss.
Anhänge:
Es gibt garantiert E-Mails, die du mit einem Anhang verschicken musst. Eine Ausnahme! Denn oftmals werden Nachrichten mit Anhang von anderen Virenscannern geblockt, können vom Empfänger nicht geöffnet werden oder sind viel zu gross. Das mitsenden von Anhängen gilt dementsprechend ausschliesslich bei Notwendigkeit.
Mein Fazit: Freundlich. Deutlich. Leicht.
Das optimale E-Mail im Berufsalltag sollte stets freundlich, deutlich und leicht geschrieben sein. Bedenke, dass der Empfänger in der Regel ein Kunde oder Geschäftspartner ist. Demzufolge ist er eine fremde Person, der du mit einer besonnenen Art gegenübertreten solltest. Der richtige Umgang mit Kunden gilt sowohl für persönliche Gespräche, Telefonate und nicht zu vergessen für den Schriftverkehr.